文/苏乐

图/网络

罗列你每天最重要的6件事

曾经在网上看到一个管理学界称为价值2.5万美金的时间管理方法,其中一条就包含

计划好明天的6点。

巧合的是,其实苏乐在工作的过程中也一直采取这种方法,习惯在睡前写下第二天要做的事情,还特意买了一个小本子记录每天的日程表。

当你习惯了这种工作方式,每天醒来目标会明确许多,不会把时间浪费在思考做什么事情上面,不会眉毛胡子一把抓,做事情毫无重点。

在《我要准时下班》这部热门职场日剧当中,女主角东山是全公司上下唯一一个准时下班的人,她的工作效率也比其他同事要高,根本不需要留在公司继续加班。

后来有同事跟东山请教工作方法,提升效率,

东山给他示范了一遍她的工作流程:先用便利贴写下当天的计划,然后设置截止时间倒计时完成,做完一件事就在后面打勾。

谷歌麦肯锡都在用的工作法则,5招帮你做好时间管理,提升效率

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这样做的好处就是可以给自己找到成就感,提升自我效能感,可以促进你去完成后面的事情。

先完成最重要的那件事

在《麦肯锡高效工作法》这本书当中,作者就给我们介绍了一种高效工作法:

优先安排最有价值的工作。

美国伯利恒钢铁公司总裁曾因为公司濒临破产,而向效率大师艾维利咨询求助。

艾维利听完他的求助之后,请他拿出一张白纸,写下第二天要做的事情,

结果这位总裁写了满满当当的几十件要做的事情,艾维利请他找到最重要的6件事,然后按照重要性排列好事件次序,

先完成最重要的那件事,直到这件事全部完成了,再去开始第二件事……

他说:如果您和您公司的每一个员工,每一天、每一分、每一秒都在做最重要即最有生产力的事情,假以时日,可想而知,将会取得什么样的成就?

1年后,艾维利收到了一张来自伯利恒公司的2.5万美金的支票。

5年后,伯利恒钢铁公司一跃成为当时全美最大的私营钢铁公司。这就是所谓的“价值2.5万美元”的时间管理方法。

什么事要马上去做,什么事要放在后面去做,尽量给事情排列好优先等级,这样你的工作效率才会更高,才能花最少的精力得到最多的回报。

叶武斌老师在《高能要事》中提到:“我们每个人每天都有很多“未完成事件”,但是我们人生的价值和成就不取决于能做多少事,而在于把重要的事首先可以做完,并做到极致。”

那件最重要的事情,其实就是对你未来发展帮助最大的事情。

如果你每天到了公司,最先做的事情就是回复邮件,复印文件这些看似紧急但没有多少附加价值的工作,其实你的成长空间是很低的,

而那些真正可以提升自我的事情,你往往已经没时间去做,或者忙了一堆不太重要的事情后,精力已经被掏空。

很多人学了一堆时间管理方法,又是借助各种工具又是学习一堆理论,但根本毫无帮助,

原因就在于你没有把精力聚焦在重要的事情上,如果你都没有找到自己人生当中那些重要的事情,没有把时间花在这些上面,你学时间管理是用来干嘛呢?

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随身带一个笔记本

心理学研究表明,使用笔记本做记录比使用电脑的人在实验中的测试分数更高,因为手记笔记需要听力、认知过程和回忆等一系列过程的共同参与。

曾经有人问维珍集团创始人理查德·布兰森,对你来说什么物品是最重要的?

他的回答出人意料:“听起来也许很可笑,但我总会在背包里放一本小小的笔记本。我旅行时,首先想到带在身边的是这本笔记本,没有这一页页纸,我绝不可能将维珍集团扩建到如今的规模。”

随身携带笔记本,随时记录自己的工作感想和灵感,这就是著名“维珍效率法”

此外,亿万富翁、希腊船舶巨头亚里士多德·奥纳西斯在他的“价值百万的一课”中也推崇过这个方法,他说,

“随身带一本笔记本,把突然闪现的想法、对新见的一些人的了解以及有趣的事情都写下来。如果你不写下来,那么你就会忘记。这是你在商学院里学不到的、价值百万的一课。”

你平时有随时记录的习惯吗?如果有的话,那么你肯定是一个很高效的人,因为你比别人拥有更多捕捉灵感的能力和时间,

如果没有,从今天开始,学会随身携带一个小本子,随时随地记录你对工作的思考。

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学会做减法

巴菲特说过这样一句话:

“一般成功的人士和非常成功的人士之间的区别就在于,非常成功的人士几乎对所有事情都会说‘不’。

Mike Flint担任了巴菲特10多年的私人飞行员,他从巴菲特身上学到的最重要的一件事就是学会放弃。

一天,Mike Flint跟巴菲特探讨职场规划,巴菲特让他写下在职业上的25个目标,接着又让他圈出最重要的5个。

于是Flint现在有了两张目标清单,一张是非做不可的重要清单,一张是相对不那么重要的目标清单。

“那么,接下来你知道怎么做了吗?巴菲特问。

Flint 回答道:“知道了。我现在会马上开始着手实现这 5 个目标。至于另外 20 个,并没有那么紧急,所以可以放在闲暇的时间去做,然后慢慢把它们实现。”

巴菲特听完摇了摇头,说了这样一句话:

“不,Flint,你搞错了。那些你并没有圈出来的目标,不是你应该在闲暇时间慢慢完成的事。而是你应该尽全力避免去做的事,你应该像躲避瘟疫一样躲避它们,不去花任何的时间和注意力在它们上面。”

这就是巴菲特提出的双目标清单系统。

看完这个故事,有没有感觉我们很像Flint?

总把大部分时间花在不那么重要的事情上面,但人的精力其实是有限的,花时间去做那些不太重要的事情,留给重要目标的时间就会变少。

拿出一张纸,写下你认为最重要的几个目标,以及比较重要的目标,然后用全部时间和精力把那些最重要的事情做好,做精,其实你已经非常了不起了,人生下半场,最重要的是给生活做减法。

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学会购买他人的时间

《通往财富自由之路》这本书提到:三种个人商业模式:购买他人的时间再卖出去。是在3种个人商业模式中,最高级的一种。

美国著名作家、百万富翁演讲家托尼·罗宾斯讲述了一个他创业初期发生的故事:

当时他还是十七八岁的年纪,在事业上还非常青涩,有一天他要赶飞机去见一位重要客户,可是又需要赶在干洗店关门之前去拿他仅有的西装,否则他可能上不了飞机了。

于是他疯了一样飞奔在机场,搞得满头大汗,狼狈非常,事后他感觉这样的处理方式出了问题,决定要雇人为自己工作。

托尼·罗宾斯认为:

别人比我做得好的事,我是不会做的,即使给我充分的时间我也不会去做,我会利用这时间高效地去做我擅长的事情。”

每个人的时间都只有24小时,如果你自己要当司机,工人,文案,商务和客服,所有工作都包揽了,你很难有时间去干那些高价值的事情,

长此以往,你很难在事业上再进一步。

举个例子,

一个领导者一个小时谈下了一百万的订单,他用这一百万去雇20个工人,还剩下许多钱可以投资,

如果为了省钱,他自己去复印邮件,每天回复客户的信息,自己花几个小时做文案和推广,每天忙得要死,却挣不到多少钱,

另外,没有多余的时间来做一些能够优化自我的事情,10年后,他在职场的竞争力会加速贬值。

在你能做的事情里面,应该考虑一下,哪些是投入产出比最高的,也就是同样花这么多时间,效益最高的工作,而那些效益低的工作,应该承包出去,让别人来做,

这样,你的生活才不会被工作占满,有时间去思考更重要的事情,做一些对未来发展更有利的事情。

时间管理,提升工作效率的本质,不是把生活安排得满满当当,而是过一种有弹性的生活,花最少的时间,产出最大的工作价值,让自己有更多空闲时间享受生活。

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